Refund & Ticket Transfer Policy
To ensure the accurate coordination of charter transportation, catered meals, and group ticketing allotments, St. John Henry Newman Catholic Church has established the following policies for cancellations and registration updates.
1. Refund Policy
- 10-Day Notice & Transfer of ticket to another paying teen required for Full Refund: Cancellation requests received at least 10 full days prior to the event—by 11:59 PM on Monday, September 14th—will receive a full refund of the $95 registration fee if there is another teen who is able to take your spot from the waitlist and that payment has been received.
- Late Cancellations & Emergencies: Because motorcoach seats, breakfast, and dinner catering are pre-paid and guaranteed by the parish in advance, refunds are generally not permitted after the 10-day deadline. However, we understand that sudden illnesses and emergencies happen. Late cancellation requests due to unexpected hardship will be reviewed on a case-by-case basis. Please contact Emily Shull immediately to discuss your situation.
- Unpaid Registrations: If you selected the Cash/Check payment option and fail to drop off your payment at the Parish Office within 72 hours of registering, your spot may be forfeited to individuals on the waiting list.
1. Política de reembolso
· Para obtener un reembolso completo, se requiere un aviso con 10 días de antelación y la transferencia de la entrada a otro adolescente que abone la cuota: las solicitudes de cancelación recibidas con al menos 10 días completos de antelación al evento —es decir, antes de las 11:59 p. m. del lunes 14 de septiembre— darán derecho a un reembolso total de la cuota de inscripción de 95 $, siempre que haya otro adolescente en la lista de espera que pueda ocupar la plaza y se haya recibido su pago.
· Cancelaciones tardías y emergencias: Dado que los asientos del autobús y los servicios de desayuno y cena se pagan y garantizan por adelantado a través de la parroquia, por lo general no se permiten reembolsos una vez vencido el plazo de 10 días. Sin embargo, entendemos que pueden surgir enfermedades repentinas y emergencias. Las solicitudes de cancelación tardía debidas a circunstancias imprevistas y difíciles se evaluarán caso por caso. Por favor, comuníquese de inmediato con Emily Shull para hablar sobre su situación.
· Inscripciones pendientes de pago: Si eligió la opción de pago en efectivo o con cheque y no entrega el pago en la oficina parroquial dentro de las 72 horas posteriores a la inscripción, es posible que pierda su plaza en favor de las personas que se encuentran en la lista de espera.
2. Ticket Transfer & Refund Policy
Tickets may NOT be transferred privately for middle and high school youth. If you are unable to attend, please contact Emily Shull. We will ensure that those on the waitlist register and complete appropriate paperwork and payments. Your refund will be issued after the payment to cover your spot has been received.
2. Política de transferencia y reembolso de entradas
Las entradas para jóvenes de secundaria y bachillerato NO pueden transferirse de forma privada. Si no puede asistir, por favor comuníquese con Emily Shull. Nos aseguraremos de que las personas en la lista de espera se inscriban y completen la documentación y los pagos correspondientes. El reembolso se emitirá una vez que se haya recibido el pago para cubrir su plaza.
3. How to Request a Refund
All cancellation notices must be submitted in writing. Please email our pilgrimage coordinator directly:
3. Cómo solicitar un reembolso
Todas las notificaciones de cancelación deben presentarse por escrito. Por favor, envíe un correo electrónico directamente a nuestra coordinadora de la peregrinación:
• Coordinadora del viaje para jóvenes: Emily Shull
• Correo electrónico: emily.shull@comonewman.org
